Kamis, 15 Agustus 2013

”Kedudukan dan Fungsi Internal Auditor''


A.    Pengertian Auditing

Auditing berasal dari bahasa latin, yaitu ”audire” yang berarti mendengar atau memperhatikan.  Mendengar dalam hal ini adalah memperhatikan dan mengamati pertanggungjawaban keuangan yang disampaikan penanggung jawab keuangan, dalam hal ini manajemen perusahaan.  Pada perkembangan terakhir sesuai dengan perkembangan dunia usaha, pendengar tersebut dikenal dengan auditor atau pemeriksa.  Sedangkan tugas yang diemban oleh auditor tersebut disebut dengan ”auditing”.
Untuk dapat memahami lebih lanjut pengertian auditing, maka perlu dikemukakan pendapat Kohler yang menyatakan sebagai berikut:
Auditing is an explorotary, critical review by a profesional account of the underlying internal control  and accounting records of a business enterprises or other economic unit, precedent to the expression by the auditor of an opinion of the propriety (fairness) of its financial statement.[1]



Dari definisi diatas dapat diketahui tiga sasaran pokok pemeriksaan yaitu:
1.      Pemeriksaan atas pengawasan intern
Dalam hal ini pengawasan intern meliputi pengawasan akuntansi dan  pengawasan administrasi.
2.      Pemeriksaan atas catatan keuangan
Catatan keuangan meliputi catatan yang memuat satuan uang seperti faktur pembelian, faktur penjualan, bukti penerimaan uang, daftar gaji, buku harian, buku besar, buku tambahan dan lain sebagainya.
3.      Pemeriksaan atas catatan lain
Catatan lain meliputi seluruh catatan diluar catatan keuangan seperti anggaran dasar, notulen rapat, data statistik dan sebagainya.
Selanjutnya Moenaf Regar memberikan pengertian auditing sebagai berikut:
Pemeriksaan (auditing, general audit, financial audit) adalah serangkaian pemeriksaan kegiatan yang bebas dilakukan oleh akuntan untuk meneliti daftar keuangan dari suatu perusahaan yang dilaksanakan menurut norma pemeriksaan akuntan untuk dapat memberikan (atau menolak memberikan) pendapat mengenai kewajaran dari daftar keuangan yang diperiksa. [2]
Pendapat diatas mengandung pengertian bahwa pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan (auditor) terhadap daftar keuangan perusahaan harus dilaksanakan secara bebas, tanpa adanya tekanan dari pihak manapun dan juga dilaksanakan menurut norma pemeriksaan yang  telah ditetapkan oleh yang berwenang.  Kata bebas yang dimaksud dalam hal ini adalah suatu sikap yang tidak berpihak dalam melaksanakan pemeriksaan untuk sampai kepada pemberian pendapat, baik dalam kenyataan (in fact) maupun dalam penglihatan (in appearance).  Sedangkan norma pemeriksaan adalah suatu ukuran untuk mengetahui mutu pelaksanaan pemeriksaan.
Selanjutnya pengertian auditing dikemukakan dalam bentuk yan lebih luas oleh Arens dan James sebagai berikut:
Auditing adalah suatu proses dengan apa seseorang yang mampu dan independen dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dari keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan.[3]
Definisi di atas dapat dijelaskan lebih lanjut berdasarkan unsur-unsur yang dicakup sebagai berikut:
1.      Pengumpulan dan penilaian bukti
Yang dimaksud dengan bukti disini adalah segala keterangan yang digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah keterangan atau informasi yang diperiksa tersebut sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
2.      Keahlian dan kebebasan
Seorang auditor harus mempunyai pengetahuan yang cukup agar dapat memahami kriteria-kriteria yang digunakan dan cukup mampu atau kompoten untuk mengetahui dengan pasti jenis dan jumlah fakta yang dibutuhkan agar pada akhir pemeriksaan ia dapat menarik kesimpulan.
Yang tepat.  Auditor juga harus memiliki sikap mental yang bebas atau independen.
4.      Satuan ekonomi tertentu
Setiap kali akan dilakukan suatu audit, ruang lingkup pertanggungjawaban auditor harus dinyatakan secara jelas, yang terutama harus dilakukan adalah menegas satuan ekonomi yang dimaksud dan periode waktunya.
5.      Data keterangan yang terukur dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan
Untuk mempermudah penilaian keterangan, data harus dapat dikumpulkan dengan mudah, berarti data tersebut disusun dalam suatu sistem akuntansi.  Data yang disajikan manajemen tersbut dibandingkan dengan kriteria atau standar yang telah ditetapkan.
6.      Pelaporan
Hasil akhir suatu pemeriksaan adalah menerbitkan laporan yang berisi kesimpulan dan temuan yang didapat selama pemeriksaan berlangsung sampai selesai.  Isi dan bentuk laporan biasanya berbeda, tergantung pada maksud, tujuan dan sifat pemeriksaan yang dilakukan.  Tetapi suatu laporan harus dapat menjelaskan pada pembaca mengenai kesamaan antara informasi yang dinyatakan dengan angka, kriteria atau ukuran yang ada,
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemeriksaan bertujuan memberikan gambaran tentang kesesuaian yang diperiksa berupa kegiatan, data atau bukti dengan kriteria yang ditentukan oleh orang yang mempunyai keahlian yang bebas untuk memberikan kesimpulannya melalui alat komunikasi yang dituangkan dalam bentuk laporan.  Secara umum, tujuan pemeriksaan yang dilakukan auditor adalah untuk meningkatkan kepercayaan (credibility) daftar keuangan yang disajikan manajemen, dengan memberikan pendapat mengenai  kelayakan dari daftar keuangan yang disajikan tersebut.

B.     Pengertian Internal Auditing

Apabila diteliti dalam berbagai buku, tidak ada perbedaan yang mendasar mengenai pengertian internal auditing.  Para ahli sepakat menyatakan bahwa internal auditing adalah suatu fungsi penilaian yang bebas dalam suatu organisasi guna menelaah atau mempelajari dan menilai kegiatan-kegiatan perusahaan guna memberikan saran-saran kepada manajemen.
Kegiatan penilaian ini bersifat independen bukanlah dalam arti absolut yang berarti bebas dari semua ketergantungan seperti halnya eksternal auditor, tetapi maksudnya bahwa pemeriksa intern bebas dari pengaruh atau kekuasaan pihak yang diperiksanya sehingga  diharapkan akan dapat memberikan penilaian yang objektif.  Sebagaimana yang dikemukakan salah seorang penulis bahwa:
Pemeriksaan intern adalah serangkaian proses dan teknik yang menjadi saluran untuk menyakinkan manajemen dengan observasi langsung apakah pengendalian yang telah ditetapkan manajemen berjalan baik dan efektif, apakah pembukuan dan laporan keuangan telah menunjukkan gambaran aktivitas yang sesungguhnya, teliti dan cepat serta apakah setiap bagian/unit benar-benar melaksanakan kebijaksanaan, rencana dan prosesdur yang telah ditetapkan. [4]

The Institute of Internal Auditors, suatu organisasi di Amerika Serikat memberikan definisi internal auditing sebagai berikut:
Internal Auditing adalah kegiatan penilaian yang independen dalam organisasi untuk mereview operasi sebagai jasa yang diberikan kepada manajemen.  Jadi internal auditing merupakan pengendalian manajerial, yang melaksanakan fungsinya dengan mengukur dan mengevaluasi keefektifan pengendalian lain. [5]

Definisi di atas, mengandung pengertian bahwa internal auditing merupakan suatu aktifitas penilaian yang bebas dalam organisasi, yang tugasnya meliputi seluruh bidang kegiatan operasi perusahaan.  Definisi ini juga menegaskan bahwa tujuan utama pemeriksaan ditekankan pada aspek pengawasan menajemen (management control).
1.      Tujuan Internal Auditing
Sebagaimana dikemukakan  sebelumnya, auditing bertujuan untuk mengadakan penilaian atas kekayaan dan menilai kewajaran penyajian laporan keuangan.  Pada dasarnya tujuan tersebut tidak jauh berbeda dengan tujuan internal auditing, hanya saja internal auditing berorientasi kepada kepentingan perusahaan.
Tujuan internal auditing adalah membantu anggota organisasi melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif.  Internal auditing menyediakan analisis, penilaian-penilaian, rekomendasi, nasehat dan informasi mengenai kegiatan objek yang diperiksa.  Tujuan pemeriksaan termasuk meningkatkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar,  Tujuan tersebut hanya dapat dicapai dengan meneliti dan menilai apakah pelaksanaan sistem pengawasan intern bidang akuntansi, keuangan dan oeprasi berfungsi dengan baik dan memenuhi kriteria  tertentu.
Tugas internal auditor adalah menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efisiensi pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi.  Dengan demikian internal auditing merupakan bentuk pengendalian yang fungsinya adalah untuk mengukur dan menilai efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
Internal auditing merupakan kegiatan penilaian yang bebas yang terdapat dalam organisasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan dan kegiatan lain, untuk memberikan jasa kepada manajemen.  Internal auditing berhubungan dengan semua tahap kegiatan perusahaan, sehingga tidak hanya terbatas pada pemeriksaan terhadap catatan akuntansi.  Adapun tujuan internal auditing sebagai berikut:
1.      Pemeriksaan dan penilaian terhadap baik atau tidaknya pengendalian akuntansi dan pengendalian administratif dan mendorong penggunaan  cara-cara yang efektif dengan biaya yang efektif dengan biaya yang minimum.
2.      Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijaksanaan manajemen puncak dipatuhi.
3.      Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian.
4.      Menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai kegiatan dalam perusahaan.
5.      Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegaitan perusahaan.

2.  Ruang Lingkup Internal Auditing
Ruang lingkup internal auditing dapat dibagi atas dua bagian, yaitu financial audit dan operasional audit, seprti yang dijelaskan oleh Ruchyat Kosasih:
Aktivitas pemeriksaan intern menyangkut dua hal, yaitu:
a.      Pemeriksaan keuangan
b.     Pemeriksaan operasi/manajemen [6]
1.      Pemeriksaan keuangan (Financial Audit)
Pemeriksaan keuangan adalah pemeriksaan yang ditujukan untuk membuktikan keakuratan data keuangan dan operasi, keefektifan pengawasan intern yang meliputi verifikasi atas keberadaan harta benda perusahaan dan menyakinkan bahwa pengamanannya cukup memadai dan pencatatannya dilakukan dengan tepat.
Untuk lebih jelasnya lagi diberikan batasan financial audit sebagai berikut:
Financial audit atau pemeriksaan  keuangan adalah verifikasi eksistensi kekayaan dan menyakinkan bahwa pengamanannya cukup dan apakah sistem akuntansi dan sistem pelaporan dapat dipercaya termasuk pembahasan internal control. [7]
Dari pengertian di atas maka internal auditor harus mengadakan konfirmasi hutang dan piutang, mentest efektif atau tidaknya sistem akuntansi yang ada dan prosedur yang berhubungan dnegan sistem internal control.
2.      Pemeriksaan Operasional (Operational Audit)
Pemeriksaan operasional dilaksanakan pada berbagai tingaktan manajemen (level of management), objek yang dinilai adalah aktivitas operasi, kebijaksanaan dan daya guna usaha.
Federal Financial Institute in Canada, memberikan definisi Operasional Audit sebagai berikut:
Operational audit adalah suatu aktivitas penilaian independen sistematis dalam suatu organisasi untuk menilai operasi-operasi seluruh departemen sebagai pemberi jasa pada manajemen.  Tujuan keseluruhan audit operasi adalah membantu semua tingkat manajemen agar dapat melaksanakan tanggung jawab mereka dengan efektif dengan menyajikan pada mereka analisa-analisa penelitian, rekomendasi-rekomendasi yang objektif dan komentar-komentar yang tepat mengenai efektifitas ditinjau. [8]

Sofyan Safri mengatakan bahwa:
Operation Audit yang sering juga disebut operasi audit muncul dari pengembangan financial.  Dalam audit ini dinilai bukan saja aspek keuangan tapi juga aspek non keuangan. [9]
Menurut pendapat Arthur W. Holmes dalam buku Auditing Norma dan Prosedur mengatakan sebagai berikut:
Adapun tujaun dari operasi audit adalah terutama menyangkut pencapaian sasaran-sasaran operasional seperti humas, efisiensi produksi atau efisiensi operasional, keefektifan operasional dan keefektifan manajerial. [10]
Dari beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa operasional audit ditekankan pada penelitian yang bebas dan dilakukan dengan sistematis atas seluruh pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan dan untuk melaksanakan operasi audit perlu adanya gabungan pemeriksaan dengan berbagai ahli.  Mengenai hal ini S. Hadibroto mengatakan sebagai berikut:
Auditor (pemeriksa) diharapkan menguasai berbagai bidang ilmu yaitu: ilmu ekonomi, manajemen, hukum, moneter dan sebagainya.  Maka dari itu seyogyanya sebagai pemeriksa bertindak sebuah tim yang sifatnya multi displiner, khusus dari pola pemeriksa disyaratkan  menguasai ilmu organisasi (manajemen). [11]

C.    Fungsi Internal Auditor
Pada mulanya internal auditor dalam suatu perusahaan mempunyai fungsi yang terbatas, yaitu mengadakan pengawasan atas pembukuan, namun sejalan dengan meningkatnya sistem informasi akuntansi, aktivitas internal auditor tidak lagi berputar pada pengawasan pembukuan semata-mata.
Akan tetapi mencakup pemeriksaan dan evaluasi terhadap kecukupan dan efektivitas sistem organisasi, sistem internal control dan kualitas kertas kerja manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Fungsi internal auditor yang dikemukakan oleh Holmes dan Overmayer yang menggolongkan secara terperinci:
1.     Menentukan baik tidaknya internal control dengan memperhatikan pemeriksaan fungsi dan apakah prinsip akuntansi benar-benar telah dilaksanakan.
2.     Bertanggung jawab dalam menentukan apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana policy dan prosedur yang telah ditetapkan sampai nilai apakah hal tersebut telah diperbaiki atau tidak,
3.     Menverifikasi adanya keuntungan kekayaan atau asset termasuk mencegah dan menentukan penyelesaian.
4.     Menverifikasikan dan menilai tingkat kepercayaan terhadap sistem akuntansi dan pelaporan.
5.     Melaporkan secara objektif apa yang diketahui kepada manajemen disertai rekomendasi perbaikan. [12]

Pendapat lain tentang fungsi pemeriksaan adalah menurut General Accounting Officer yang diterjemahkan oleh Sumardjo Tjitrosidojo adalah sebagai berikut:
1.     Menemukan berbagai situasi untuk meniadakan pemborosan dan daya guna yang tidak baik.
2.     Menyarankan perbaikan dalam bidang kebijaksanaan prosedur dan struktur organisasi.
3.     Menciptakan alat penguji terhadap hasil pekerjaan para individu dan berbagai unit organisasi.
4.     Mengawasi ketaatan pada syarat-syarat yang telah ditentukan oleh anggaran dasar dan undang-undang.
5.     Mencek akan adanya tindakan-tindakan yang tidak atau belum disetujui, penyelewengan dan tidak wajar secara lain.
6.     Mengidentifikasikan tempat-tempat yang mengandung kemungkinan timbulnya  kesulitan kegiatan masa depan.
7.     Menciptakan saluran komunikasi antara berbagai tingkatan dan pimpinan tertinggi. [13]

Dari fungsi internal auditor yang diuraikan di atas maka  dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya fungsi internal auditor dalam perusahaan adalah untuk mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern dan memberikan saran perbaikan kepada manajemen bila ditemukan kelemahan dan penyimpangan baik yang terdapat pada sistem tersebut maupun dalam pelaksanaannya dalam perusahaan.  Untuk keefektifan fungsi internal auditor ini maka ada sasaran-sasaran audit tertentu yang harus ditetapkan dan harus senantiasa dikaji ulang.  Sasaran audit intern ini menurut Arthur W. Holmes dan David C. Burns dapat dibagi atas dua bagian yaitu:
1. Saran pengawasan akuntansi dilaksanakan dengan cara:
a.     Mengidentifikasikan jenis kekeliruan dan penyelewengan akuntansi yang mungkin terjadi.
b.     Menetapkan prosedur yang harus mencegah atau menemukan dan penyelewengan semacam itu.
c.      Menguji transaksi serta prosedur-prosedur untuk menentukan apakah prosedur-prosedur yang diperlukan sudah digariskan dan dipatuhi secara memuaskan.
d.     Mengevaluasi semua jenis kekeliruan dan penyelewengan yang tidak cukup oleh prosedur pengendalian internal yang ada ini akan membantu dalam menentukan pengaruhnya terhadap sifat, waktu atau luasnya prosedur auditing lainnya yang mungkin diperlukan.
2. Sasaran pengawasan administrasi dilaksanakan dengan cara:
a.     Evaluasi atas upaya-upaya organisasi seperti yang dicerminkan oleh hubungan laporan dalam perusahaan.
b.     Tinjauan yang cermat atas bagan organisasi dan uraian posisi yang menjelaskan pembagian upaya itu.  Tinjauan ulang ini harus diperlihatkan apakah penyediaan atau pengendalian atas setiap orang di dalam perusahaan memadai atau tidak boleh ada seorangpun menempati posisi yang bertentangan dengan kebijaksanaan pengendalian intern yang sehat.
c.      Evaluasi atas saluran komunikasi di dalam perusahaan khususnya komunikasi dengan manajemen puncak dan dengan komite audit, saluran ini harus ditetapkan dengan jelas sehingga pelaporan akan tetap aktual dan objektif.
d.     Pengujian dan evaluasi atas kebijaksanaan perusahaan. [14]

Berdasarkan uraian pada kedua sasaran tersebut dapat disimpulkan bahwa:
1.      Tekanan pengawasan akuntansi adalah menentukan keandalan dari sistem pengawasan intern yang dapat mencegah/menemukan  keandalan adanya kekeliruan dan penyelewengan yang material dalam pelaksanaan akuntansi.
2.      Tekanan pengawasan administrasi adalah tujuan yang meliputi tanggung jawab, untuk menentukan apakah ada ketaatan terhadap kebijaksanaan perusahaan dan mencatat serta melaporkan adanya penyimpangan terhadap pelaksanaan suatu kebijaksanaan.
Baik fungsi akuntansi maupun fungsi administrasi yang mencakup dalam internal auditor harus dilaksanakan secara sinkron dalam meningkatkan efektivitas sistem internal control perusahaan, dan fungsi internal auditor sebagai staf manajemen harus mampu memeriksa, baik aspek keuangan maupun administrasi.
Ditinjau dari kemampuan internal auditor, maka manajemen mempunyai wewenang dalam menetapkan personil yang akan melaksanakan tugas internal auditor.  Penetapan tersebut hendaknya dilakukan secara selektif memenuhi syarat sebagaimana dikatakan Ruchyat Kosasih, bahwa syarat yang harus dipenuhi seorang internal auditor adalah sebagai berikut:
a.      Staf pemeriksa intern harus diangkat atas dasar kecakapan dan kemampuan serta ada kemungkinan untuk maju ke posisi yang lebih tinggi.
b.      Setiap pemeriksa intern harus kontinyu mendapat pendidikan dan latihan yang cukup dalam bidangnya serta memperbaiki (mengupgrade) dirinya sendiri (self improvement).
c.       Semua pemeriksa intern harus mempertahankan sikap independen dalam semua pekerjaan dan data yang relevan. [15]


D.    Kedudukan Internal Auditor
Berhasil tidaknya suatu internal auditor dalam perusahaan sangat dipengaruhi oleh kedudukan dalam struktur organisasi perusahaan.  Internal auditor hendaknya ditempatkan sedemikian rupa sehingga memungkinkannya untuk dapat melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik serta dapat menjamin kebebasannya.  Dalam hal ini The Institute of Internal Auditors menyatakan bahwa:
Internal auditing is a staff or advisory dunction rather than a line operating funstion.  Therefore the internal auditor does not exercise direct authority over other person in the organization. [16]
Jadi kedudukan internal auditor dalam suatu perusahaan merupakan  posisi staf.  Ini berarti bahwa posisi ini diadakan untuk memberikan informasi, saran dan rekomendasi kepada manajemen yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan perusahaan.
Konflik antara internal auditor dan para manajer sering terjadi disebabkan kedua belah pihak tidak ada saling pengertian sebagaimana mestinya tentang kedudukan dan pandangan masing-masing.  Para manajer menganggap para internal auditor mempunyai pandangan yang terlalu ketat mengenai peraturan dan penilaian transaksi-transaksi, serta bertindak sebagai penyelidik yang sering mencari keterangan tentang penyimpangan-penyimpangan kecil dari prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.  Sementara ini para internal auditor merasa manajer-manajer tersebut tidak memperhatikan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya dengan baik serta tidak mau menerima saran-saran yang diberikan.
Secara garis besarnya ada tiga alternatif kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi, yaitu:
1.   Langsung bertanggung jawab pada dewan komisaris.
Hal ini banyak dilakukan dalam perusahaan-perusahaan bank dan asuransi.  Dalam perusahaan-perusahaan ini internal auditor merupakan penjaga bagi dewan komisaris.  Secara teoritis maka seluruh organisasi termasuk direktur utama dapat diteliti oleh  internal auditor.
2.   Bertanggung jawab pada direktur utama
Cara ini agak jarang dipakai mengingat direktur dengan tugas-tugasnya yang berat biasanya tidak mempunyai waktu untuk mempelajari laporan intenal auditor dan kemudian melakukan tindakan-tindakan koreksi berdasarkan laporan tersebut.
3.   Yang paling sering dilaksanakan adalah bahwa internal auditor bertanggung jawab pada fungsionaris keuangan yang tertinggi.
Fungsionaris tersebut mungkin berfungsi sebagai direktur bidang keuangan dan bendahara maupun controller.  Yang penting adalah bahwa fungsionaris tersebut adalah yang bertanggung jawab atas koordinasi daripada persoalan-persoalan keuangan dan akuntansi. [17]

Hadibroto menggambarkan skema kedudukan internal auditor sebagai berikut:


 




                                                                                               

                                                                                               
 














                                                                                                                        [18]
 










E.     Wewenang dan Tanggung Jawab Internal Auditor
Selain kedudukan internal auditor dalam organisasi, hal penting lainnya dalam pelaksanaan fungsi pemeriksaan intern adalah penetapan secara jelas tentang tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki oleh internal auditor.  Perincian wewenang dan tanggung jawab pemeriksa hendaknya dibuat secara hati-hati dan mencakup semua wewenang yang diperlukan serta tidak mencantumkan tanggung jawab yang tidak akan dipikulnya.  Wewenang yang berhubungan dengan tanggung jawab tersebut harus memberikan akses penuh kepada internal auditor tersebut untuk berurusan dengan kekayaan dan karyawan perusahaan yang relevan dengan pokok masalah yang dihadapi.  Internal auditor harus bebas dalam mereview dan menilai kebijaksanaan, rencana, prosedur dan catatan.
Holmes menguraikan dan menilai tanggung jawab internal auditor sebagai berikut:
1.     Memberikan informasi dan nasehat kepada manajemen dan menjalankan tanggung jawab ini dengan cara konsisten dengan kode etik Institute of Internal Auditor.
2.     Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar berhasil mencapai sasaran audit dan sasaran perusahaan [19]

Dalam menjalankan fungsinya, internal auditor tidak memikul tanggung jawab langsung dan juga tidak mempunyai wewenang atas kegiatan-kegiatan yang sedang diperiksa itu.  Oleh karena itu, pemeriksaan dan penilaian internal auditor tidak membebaskan orang lain dalam perusahaan itu dari tanggung jawab.  Dengan  kata lain internal auditor harus bebas  membahas dan menilai kebijaksanaan, rencana, prosedur dan  pencatatan yang ada, tetapi tidak berarti internal auditor menggantikan tugas pejabat yang diperiksanya tersebut.
Tanggung jawab internal auditor terhadap ketidakberesan yang ditemukan dikaitkan dengan norma pemeriksaan akuntan.  Dalam financial audit, kesalahan yang material akan mempengaruhi kewajaran laporan keuangan yang kelak diaudit oleh akuntan publik.  Karena itu intenal auditor bertanggung jawab sesuai dengan norma pemeriksaan akuntan untuk merencanakan pemeriksaan agar dapat menemukan kesalahan yang material.  Tanggung jawab ini tidak berarti auditor harus dapat menemukan setiap kesalahan.

F.     Laporan Internal Auditor
Laporan internal auditor merupakan saran pertanggungjawaban internal auditor atas penugasan pemeriksaan oleh pimpinan.  Melalui laporan ini internal auditor akan mengungkapkan dan menguraikan kelemahan yang terjadi dan keberhasilan yang telah dicapai.
Internal auditor dalam melakukan pemeriksaan senantiasa diikuti dengan pembuatan laporan, yang mana  hal ini adakah merupakan hasil akhir dari pekerjaannya.  Laporan harus disusun, sehingga pimpinan perusahaan dapat  mengerti permasalahannya dan segera mengambil keputusan mengenai tindakan seperlunya.  Laporan ini sedapat mungkin ringkas, jelas dan lengkap.  Fakta yang dilaporkan harus menggambarkan seluruh kegiatan perusahaan yang diperiksa.  Maksudnya laporan harus objektif dan dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukung yang kuat.  Laporan ini sebaiknya dibuat tepat pada waktunya, karena laporan yang terlambat akan kurang atau tidak bermanfaat.
Laporan internal auditor pada dasarnya adalah merupakan laporan intern perusahaan.  Bantuk laporan ini dapat berbeda-beda dari perusahaan ke perusahaan lainnya, karena bentuk yang standar tidak ada ditetapkan, berbeda dengan laporan yang dibuat akuntan publik.  Namun laporan pemeriksaan intern harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1.     Cermat
2.     Jelas
3.     Ringkas
4.     Tepat waktu. [20]
Ad. 1. Cermat
Laporan secara keseluruhan haruslah berdasarkan fakta.  Setiap pernyataan, angka dan referensi harus didasarkan atas bukti-bukti yang kuat.  Pemeriksa harus berusaha dengan segala upaya agar laporannya dapat dipercaya atau diandalkan.  Keandalan haruslah menjadi ciri dari laporan permeriksa.  Laporan haruslah ditulis dan didokumentasikan agar dapat dipercaya serta menyakinkan.  Apapun yang dikemukakan di dalam laporan harus cukup bukti pendukungnya.
Ad. 2. Jelas
Tujuan laporan pemeriksaan adalah agar diambil tindakan yang perlu.  Oleh karen itu laporan harus efektif.  Dan agar efektif, laporan haruslah jelas.  Kejelasan menyangkut banyak hal, tetapi pada pokoknya hal ini harus disadari pemeriksa ketika ia menulis atau menyampaikan laporannya.  Pemeriksa harus memperhatikan dan menghindarkan hal-hal yang menyebabkan laporan menjadi tidak jelas.  Adapun sebab-sebab ketidakjelasan suatu laporan ialah karena:
1.      Pemeriksa tidak memahami pokok masalah yang dilaporkannya.
2.      Laporan ditulis dengan gaya bahasa yang membosankan atau ditulis secara bertele-tele.
3.      Struktur laporan jelek, gagasan-gagasan yang disajikan dengan urutan yang baik akan lebih mudah dipahami.  Kalimat-kalimat dan paragrap-paragrap yang kacau dapat menyebabkan temuan yang penting menjadi tidak terlihat.  Ide-ide atau gagasan-gagasan yang sangat diperlukan oleh manajemen mungkin menjadi tidak terkomunikasikan.
4.      Banyak menggunakan istilah-istilah teknis dan istilah  khusus yang kurang lazim.
5.      Temuan-temuan dilaporkan  tanpa diuraikan latar belakangnya.
Memberikan informasi mengenai latar belakang adalah penting untuk dapat memahami suatu proses atau keadaan atau untuk memahami berapa pentingnya sesuatu hal.  Apabila pemeriksa merekomendasikan suatu prosedur yang baru, pertama-tama ia harus menjelaskan mengenai prosedur yang sekarang berlaku, apa kekurangan-kekurangannya, akibat-akibat apa yang mungkin timbul jika prosedur tersebut digunakan.  Dengan demikian manajemen akan lebih terbuka dan lebih mudah diyakinkan akan  perlunya melaksanakan usul-usul pemeriksa.
6.      Uraian yang panjang lebar mengenai hal yang bersifat teknis.
Ad. 3. Ringkas
Ringkas berarti membuang hal-hal yang tidak berguna atau yang berlebih-lebihan.  Ringkas bukan berarti pendek, sebab mungkin suatu pokok persoalan memerlukan uraian yang luas.  Akan tetapi ringkas berarti menghilangkan apa yang tidak relevan dan tidak material, seperti gagasan-gagasan, temuan-temuan, kalimat-kalimat dan sebagainya, yang tidak menunjang tema pokok laporan.
Ad.4. Tepat waktu
Laporan resmi dibuat tidak untuk dijadikan suatu dokumen sejarah, tetapi untuk meminta dilakukan suatu tindakan.  Laporan dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi yang mutakhir.  Tujuan tersebut tidak akan tercapai apabila laporan tidak tepat waktunya.
Mengenai unsur-unsur dari suatu laporan pemeriksaan disebutkan bahwa:
Bagimanapun bentuk laporan, laporan tersebut harus memuat satu atau lebih unsur-unsur berikut ini: suatu intisari, suatu pendahuluan atau pengantar, suatu ruang lingkup, suatu pendapat dan temuan-temuan.  Pernyataan-pernyataan mengenai temuan-temuan itu sendiri harus memuat unsur-unsur tertentu.  Unsur-unsur untuk temuan positif: wewenang, tujuan, kondisi.  Untuk temuan-temuan negatif suatu intisari, kriteria, fakta, pengaruh/akibat yang ditimbulkan, sebab-musabab dan rekomendasi.  Grafik-grafik dapat merupakan bumbu suatu laporan dan menambah ilustrasi-ilustrasi yang diperlukan. [21]

Selanjutnya Lianto Hidayat Susanto menguraikan  berbagai informasi yang harus dicantumkan pada laporan internal auditor sebagai berikut:
1.     Nomor laporan yang mencerminkan jenis laporan, letak arsip dan sebagainya
2.     Ditujukan kepada siapa
3.     Tanggal dibuatnya laporan
4.     Ruang lingkup pekerjaan dan jenis pekerjaan yang dilakukan
5.     Pendapat dan kesimpulan
6.     Tanda tangan internal auditor (penanggung jawab pemeriksaan)
7.     Saran jika memang ditemukan sesuatu yang telah final.
8.     Keterangan tentang lampiran
9.     Keterangan mengenai distribusi laporan
10. Keterangan mengenai tim yang terlibat. [22]

Selanjutnya bentuk laporan internal auditor dapat dibagi atas dua bagian.  Seperti yang dikemukakan oleh JB. Heckert, sebagai berikut:
A.     Tulis (written)
1.     Tabulasi
a.     Laporan akuntansi formal
b.     Statistik 
2.     Uraian/paparan singkat
3.     GrafikSuatu kombinasi dari berbagai bentuk di atas
B.    Lisan (oral)
1.     Persentase formal group. Seperti penggunaan alat visual
2.     Konvensi-konvensi individu. [23]

Banyak ragam laporan pemeriksaan, baik dalam ukuran maupun style.  Tidak ada suatu bentuk laporan yang standar.  Contoh laporan pemeriksaan yang dimuat di bawah ini diambil dari organisasi pemeriksaan yang berbeda, untuk menunjukkan adanya berbagai variasi.
Contoh I
INDUSTRI ALAT BERAT

Pemeriksaan dilakukan terhadap pengeluaran Biaya dari suatu bagian xyz. Laporan ditujukan kepada Wakil Direktur Keuangan dengan suatu memorandum yang mengikhtisarkan komenta-komentar Pemeriksa.  Laporan dibatasi untuk temuan-temuan kekurang efesienan.  Pada laporan terdapat judul-judul yang mengikhtisarkan rekomendasi pemeriksa diikuti dengan analisa-analisa lengkap mengenai kondisi-kondisinya.
Memo yang disampaikan dan beberapa kutipan dari salah satu temuan dikemukakan dalam uraian berikut ini:
KEPADA       :    WAKIL DIREKTUR KEUANGAN
DARI              :    KEPALA BAGIAN PEMERIKSAAN INTERN
SUBYEK       :    Pemeriksaan Biaya Bagian XYZ
Bagian  Pemeriksaan Intern telah melakukan pemeriksaan atas catatan-catatan akuntansi biaya dan prosedur-prosedur pada Bagian XYZ.  Catatan-catatan bulan Mei 19xx telah diperiksa secara lengkap dan catatan-catatan untuk bulan-bulan lainnya telah diuji secukupnya.  Ikhtisar hasil pemeriksaan adalah sebagai berikut:
1.     Pembebanan-pembebanan untuk jasa-jasa daripihak ketiga harus diperiksa secara lengkap untuk menghindarkan pembayaran-pembayaran lebih.
2.     Lemahnya pengendalian mengakibatkan terjadinya duplikasi pembayaran upah buruh.
3.     Efisiensi pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan harus dievaluasi melalui norma-norma teknis.
4.     Biaya listrik pada beberapa pabrik harus diperiksa.
5.     Pemborosan pemakaian lebih tidak dihitung atas dasar biaya berjalan.
6.     Mandor menyetujui slip dari kas kecil yang mereka pegang.

Kami telah membicarakan rekomendasi-rekomendasi lainnya dengan bagian Akuntansi yaitu agar:
1.   Perkiraan 401 biaya-biaya pengiriman yang telah dibebankan kepada persedian M & S dan
2.   Menyepurnakan penjelasan-penjelasan ”journal voucher”
Tindakan-tindakan perbaikan telah dilaksanakan

Laporan ini telah dibahas dengan Pengawas Umum Bagian XYZ, Kepala Bagian Akuntansi dan Kepala Bagian Teknik.
Komentar-komentar mereka dituangkan dalam laporan lengkap.

Bagian Pemeriksa Intern

3.   Effisiensi Pelaksanaan Kegiatan Harus Dievaluasi Melalui Norma-norma Teknis.
3.1. Pengamatan
Pengamatan lapangan dan diskusi-diskusi dengan petugas operasi  menunjukkan bahwa pengendalian atas biaya buruh harus disempurnakan melalui norma-norma teknis selagi suatu cara untuk dapat mengukur efisiensi dan produktivitas dari masing-masing tingkatan mandor.

A.   Suatu pengujian lapangan (tanggal 2 Agustus) terhadap 5 petugas yang diberi tugas memperbaiki stasiun 21 menunjukkan bahwa:
1.     Waktu reperasi adalah 8 jam untuk setiap petugas
2.     Selama pengamatan lapangan yaitu jam 11.10 stasiun 21 tidak ada yang mengawasi
3.     Tidak ada alat-alat reperasi yang dapat dijadikan bukti.
4.     Lima orang pekerja ditemui sedang duduk dalam truk yang berada di dekat lokasi stasiun 21.
5.     Mandor tidak melaksanakan pengecekan fisik terhadap pegawai-pegawai yang berada dalam pengawasannya.  Komunikasi hanya dilakukan dengan radio.
Pada pengamatan lapangan berikutnya yaitu pada waktu penggantian regu pekerja ditemukan seorang pegawai sedang tidur pada bagian pengendalian operasi.

B.    Prosentase penggunaan alat-alat, suatu pengukuran operasional yang penting ditentukan dari beberapa mandor yang bertugas melakukan pengamatan selama jam kerja normal.

Waktu yang terpakai termasuk waktu menganggur dan waktu istirahat.  Kartu-kartu peralatan yang disusun oleh operator-operator peralatan yang menunjukkan waktu menganggu, tidak menjangkau sampai pada effisiensi penggunaan peralatan.  Laporan dilanjutkan dengan suatu analisa statistik dan pembicaraan lanjutan atas kondisi-kondisi yang ditemukan dalam pemeriksaan.
3.2. Rekomendasi
-       Kami menyarankan agar bagian ini mempertimbangkan pembuatan program pengujian skala kecil untuk menyusun norma-norma teknis.
-       Penyusunan norma-norma dapat dimulai dalam bidang-bidang produksi yang mudah didefinisikan dan diukur.
-       Semua informasi yang diperlukan untuk menentukan efisiensi harus dipertimbangkan sampai pada penggunaan peralatan dan tenaga manusia.

3.3. Komentar dari Bagian Akuntansi
Norma-norma teknis harus ditetapkan lebih dahulu.  Tanpa norma tersebut pengujian tidak akan efektif.

3.4 Komentar dari Pengawas Umum
Kami harus menetapkan suatu sistem standar pemeliharaan pada dua pabrik.  Standar tersebut didasarkan pada data historis dan suatu sistem yang efektif.  Keduanya adalah program percontohan.  Jika ternyata hasilnya memuaskan maka kami bermaksud untuk lebih memperluasnya lagi.


Contoh II

PERUSAHAAN PEMINTALAN

Laporan ini mencakup pemeriksaan terhadap Bagian Perajutan pada perusahaan pemintalan. Laporan dibuat oleh Bagian Pemeriksaan intern ditujukan kepada pimpinan Bagian yang diperiksa.  Salinan laporan dikirimkan kepada Direktur Utama Perusahaan, Direktur Keuangan dan Direktur Akuntansi Perusahaan.
Laporan dikirimkan dengan suatu surat pengantar.
Laporan dimulai dengan lingkup pemeriksaan yang menunjukkan luasnya pemeriksaan yang dicakup.  Selanjutnya temuan-temuan diringkas dan dibagi menjadi masalah dimana telah diadakan tindakan dan masalah dimana masih diperlukan tindakan.
Ringkasan diikuti dengan  temuan-temuan yang dikelompokkan dalam group-group sesuai dengan aktivitas fungsional.
Laporan ditandatangani Pimpinan Bagian  Pemeriksaan Intern.

LAPORAN  PEMERIKSAAN INTERN
PEMERIKSAAN BAGIAN PERAJUTAN

Ruang  Lingkup Pemeriksaan
Pemeriksaan kami mencakup analisa oeprasi pada Pabrik Pusat Pelayanan pada Langganan dan kantor Perajutan.  Kami memeriksa kebijaksanaan dan prosedur yang diikuti dalam pembukuan pesanan.   Pembuatan faktur, pengiriman, penerimaan, klaim , pembelian, pembayaran upah, pengendalian terhadap pemborosan, pemeriksaan kualitas, jadwal produksi dan pengendalian.

Ringkasam temuan
A.    Masalah-masalah yang telah ditanggulangi.
1.     Perbaikan prosedur-prosedur yang mencakup pembungkus, pengiriman dan penagihan penjualan eceran diharapkan menghasilkan tambahan pendapatan sebesar Rp. 129.000.000.000,00 per tahun.
2.     Terdapat pengurangan kerja lembur bernilai sebesar Rp. 14.000.000,00 per tahun.
3.     Pembukuan kembali sebesar Rp 3.000.000,00 kelebihan utang biaya pengiriman barang, akibat kesalahan penghitungan potongan harga faktur pembelian barang.
4.     Perbaikan penanganan terhadap upah yang tidak diklaim, disesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan.
5.     Menghentikan pembebanan kepada perusahaan, pemakaian telepon pribadi personalia bagian penjualan.
B.     Masalah-masalah yang masih perlu ditanggulangi
1.     Perbaikan pengendalian terhadap penerimaan kas bagi penjualan eceran.
2.     Perbaikan pengendalian terhadap pertanggungjawaban order pembelian.
3.     Penetapan prosedur untuk menjamin kualitas material dan supplies yang diterima sesuai dengan uang yang dibayar.
4.     Perbaikan pengendalian terhadap Bill of Lading untuk menjamin semua barang yang dikirimkan ditagih.
5.     Penetapan pengendalian rutin berkenaan dengan penggunaan truk dan pembelian bahan bakar.
6.     Diperlukan pemeriksaan medis bagi karyawan baru.
7.     Potongan asuransi yang tepat bagi para karyawan.
8.     Hitung dengan tepat potongan-potongan pajak pendapatan yang harus ditahan perusahaan.
9.     Laksanakan kebijaksanaan perusahaan mengenai penghentian pekerja.
10. Ikuti kebijaksanaan perusahaan mengenai:
a.     Persetujuan atas waktu pesanan
b.     Biaya perjalanan yang dibayar dari kas kecil
c.      Penggajian dan peraturan-peraturan kerja
d.     Pengumuman peraturan-peraturan perusahaan
e.      Penyiapan wawancara.
11. Hindarkan salinan-salinan laporan serta fotocopy yang tidak perlu
12. Sempurnakan pengendalian serta pertanggungjawaban terhadap pengerahan persediaan.
13. Konsolidasikan pengiriman-pengiriman antara pabrik: diperkirakan penghematan tahunan sebesar Rp 1.300.000,00.
14. Tetapkan program pemakaian serta pengendalian terhadap spareparts untuk mendapatkan biaya pemeliharaan dan penyediaan sparepart yang wajar bagi setiap mesin.
15. Siapkan program untuk penentuan secara cermat serta pelaporannya, pemborosan-pemborosan yang timbul pada setiap operasi produksi.
16. Sesuaikan lembaran catatan waktu pegawai dengan kebijaksanaan perusahaan.
17. Kembangkan prosedur operasi tertulis bagi para pelatih, serta koordinasikan aktivitas.
18. Larang tamu-tamu yang tidak berkepentingan berada dalam wilayah pabrik untuk menghindarkan kecelakaan-kecelakaan yang mungkin menjadi beban perusahaan dan untuk menjaga keamanan.
19. Tangani dengan baik dan pada waktunya tindak lompat terhadap order pembelian.

TEMUAN TERPERINCI DAN REKOMENDASI

1.      Penjualan Cicilan
A.   Pengujian-pengujian yang diadakan mengungkapkan bahwa kira-kira 10 % dari barang yang dikirimkan tidak ditagih karena terdapat perbedaan kuantitas antara dokumen pengiriman dengan faktur karena terdapat kesalahan dalam mengukur kuantitas yang dibungkus.  Penerapan prosedur-prosedur untuk menyakinkan bahwa semua kuantitas ditagih, akan menghasilkan tambahan pendapatan sebesar Rp. 129.000.000,00 per tahun berdasarkan proyeksi volume penjualan sekarang. Prosedur untuk menjamin kecermatan pembungkus, pengiriman dan penagihan telah diterapkan.
B.    Internal control terhadap penerimaan kas untuk penjualan eceran ternyata lemah dengan adanya pegawai penerima kas yang merangkap penyiapan dokumen-dokumen penjualan asli.  Selain itu dokumen penjualan tersebut tidak bernomor urut. [24]

Dengan adanya laporan dari internal auditor, maka pimpinan perusahaan dapat mengetahui sampai seberapa jauh pengaruh suatu kejadian terhadap pengambilan keputusan.  Disamping itu menjadi bahan pertimbangan dalam membentuk suatu sistem yang baik agar kesalahan yang tejadi tidak sampai terulang kembali serta dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyelewengan di masa yang akan datang.
Laporan hasil pemeriksaan merupakan informasi bagi pimpinan/direktur  utama yang dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Ada beberapa manfaat laporan internal auditor bagi pimpinan antara lain:
a.       Untuk mengetahui sampai sejauh mana para pelaksana mampu melaksanakan tugas-tugasnya dan apakah kebijaksanaan yang telah ditetapkan telah dipenuhi.
b.      Menambah keyakinan atas kebenaran data akuntansi.
c.       Memberikan keyakinan atas perlindungan yang cukup terhadap harta benda perusahaan.
d.      Untuk menilai apakah operasi perusahaan berdaya guna dan berhasil guna.









[1]  W. W Cooper, Yuri Ijiri, Kohler’s Dictionary for Accountant, Sixth Edition, Prentice Hall of India Private Limited, New Delhi, 1984, hal. 44.
[2]   Moenaf H. Regar, Memahami Laporan Akuntan, Pusat Pengembangan Akuntansi Fakultas Ekonomi USU, Medan, 1989, hal. 16.
[3]  Alvin arens, James K. Loebecke, Auditing Suatu Pendekatan Terpadu, Edisi  Kelima, Jilid Satu, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Salemba Empat, Jakarta, 1993, Hal. 2.

[4]  Ruchyat Kosasih, Auditing Prinsip dan Prosedur, Cetakan Keempat, Palapa, Surabaya, 1985, Hal. 285.

[5]   Arthur W. Holmes anda David A. Burns, Auditing Norma dan Prosedur, Jilid Satu, Edisi Kesembilan, Terjemahan Moh. Badjuri, Erlangga, Jakarta, 1990, Hal. 152.

[6]   Ruchyat Kosasih, Op.Cit., hal 286.

[7]   Ibid, hal. 286

[8]  Arifin Wirahadikusumah, Beberapa Masalah Auditing, Alumni Bandung, 1983, hal. 131-132.

[9]   Sofyan Safri, Auditing Komtemporer, Cetakan Pertama, Erlangga, Jakarta, 1991, hal. 275.

[10]  Arthur W. Holmes and David C. Burns, Op.Cit., hal 114.
[11] S. Hadibroto, Masalah Akuntansi, Buku Dua, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1984, hal. 50.
[12]  Ruchyat Kosasih, Op. Cit., hal 169.

[13]  Soemardjo Tjitrosidojo, Bunga Rampai Menuju Pemeriksaan Pengelolaan (Management Auditing), PT. Ichtiar Baru Van Hoeve, 1980, Hal. 121.

[14]  Arthur W. Holmes and David C. Burns, Op. Cit., hal 154.
[15]   Ruchyat Kosasih, Op. Cit., hal 172.

[16]   Moenaf  H. Regar, Op. Cit., hal 266.

[17]  D.  Hartanto, Akuntansi Untuk Usahawan, Cetakan  Kesatu, Edisi Kelima, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI, Jakarta, 1984, hal. 195-294.

[18]  S. Hadibroto, Op. Cit., Hal. 97
[19]  Arthur W. Holmes and David C. Burn, Op. Cit., hal 153.
[20]  Lawrence  B. Sawyer, Pemeriksaan Intern, Edisi Ketiga, Pusat Pengembangan Akuntansi, Sekolah Tinggi Akuntansi Negara, 1992, hal. 295.
[21]  Lawrence B. Sawyer, Ibid, hal 330.
[22]   Lianto Hidayat Susanto, Laporan Pemeriksaan Intern dan Distribusi, VII No. 12, Desember 1988, IAI. Jakarta, 1988, hal 14.

[23] James D. Wilson and Jhon B. Champbell, Controllership Tugas Akuntan Manajemen, Edisi Ketiga, Terjemahan Tjintjin Felix H. Tjendra, Jakarta, 1991, Hal. 557.
[24]  Lawrence B. Sawyer, Op. Cit., hal 350.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar