Rabu, 13 Februari 2013

Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas


      Untuk menyusun pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungsi pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :
1)    Pengeluaran  kas  harus diperinci agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, ke dalam jurnal pengeluaran kas.
2)    Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai kontrol cek terhadap buku-buku tersebut di atas.
3)    Sebagian besar  pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :
a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau vouchernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.
b.    Menandatangani cek
c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubanginya.
d.    Mencatat cek ke dalam daftarnya (chek register)
e.    Menyerahkan cek kepada kreditur (orang yang dibayar).  
       Suatu sistem yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk menandatangani cek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan cek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan ceknya untuk diketahaui.
      Setelah itu tembusan merupakan catatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, apakah berupa surat-surat berharga atau cek, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena penandatanganan cek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang menandatangani cek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.
      Zaki Baridwan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun sistem pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam sistem pengendalian intern harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.
2.  Dalam hal adanya transaksi retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan dibayar.         
3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4.  Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan cek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
6.    Pembentukan dana kas kecil dengan impers system.
7.   Penandatanganan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.
8. Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9.  Harus  ada  pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor  cek yang digunakan, serta yang dibatalkan perlu diinfentarisir.
10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak menandatangani cek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas atau  dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan  cuti  berkala untuk dilaksanakan pada  petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17.Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara (performance).
      Dari uraian di atas, prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau cek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan cek, seperti untuk pembelian prangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1.     Metode Impers
Metode impers yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu konstan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.
Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :
                              Kas kecil                    Rp. xxxx
                                      Kas                                        Rp. xxxx
Bilamana saldo uang dalam kas kecil sudah hampir habis atau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode inperst adalah sebagai berikut :
                             Biaya-biaya               Rp. xxxx
                                        Kas                                          Rp. xxxx       
2.    Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu tidak konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pembentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  
                             Kas kecil                    Rp. xxxx
                                        Kas                                 Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :
                       Biaya-biaya                     Rp. xxxx
                                        Kas kecil                         Rp. xxxx       
Bilamana sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil. 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar