Jumat, 08 Februari 2013

Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

1.          Untuk menyusun pedoman tentang system dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungusi pengeluaran kas tersebut. 
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :
a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.
b.    Mendatangani check
c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.
d.    Mencatat chek ke dalam daftarnya (cek register)
e.    Menyerahkan chek kepada kreditur (orang yang dibayar).  
       Suatu system yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan chkenya.
      Setelah itu tembusan merupakan cacatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.
      Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam system pengendalian intern.
      Prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan chek, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1.     Metode Imperst
Metode imperst yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.
Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :
                     Kas kecil                       Rp. xxxx
                               Kas                             Rp. xxxx
Bilamana sisa saldo uang dalam kas kecil sudah hamper habis tau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst adalah sebagai berikut :
                             Biaya-biaya               Rp. xxxx
                                        Kas                                          Rp. xxxx       
2.    Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  
         Kas kecil                    Rp. xxxx
                   Kas                                Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :
            Biaya-biaya          Rp. xxxx
                        Kas kecil                   Rp. xxxx       
Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.       

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar