Senin, 11 Februari 2013

Cara-Cara Pengawasan


Fungsi seorang pimpinan adalah menjalankan fungsinya sebagai merencanakan, mengontrol, pengorganisasi, aktuating fungsi ini merupakan fungsi setiap manager yang terakhir setelah fungsi-fungsi menyusun tenaga kerja, untuk memberi perintah. Dari kelima fungsi ini sebagai fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan untuk jalannya suatu organisasi ke arah pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
     Untuk melakukan tugas hanya mungkin dengan baik apa bila seseorang melaksanakan tugas itu mengerti arti tujuan dari tugas yang dilaksanakan. Demikian halnya dengan seorang pimpinan yang melakukan tugas pengawasan, haruslah dengan secara sungguh-sungguh mengerti arti dan tujuan dari pada apa yang akan dilaksanakan dalam pengawasan itu. Oleh karena itulah dalam pembahasan ini perlu dijelaskan pengertian pengawasan agar dapat memberikan arah pada pembahasan untuk selanjutnya. Mengerti arti dari pada pengawasan dengan baik, akan mengefektifkan pengawasan dalam pelaksanaannya.
      Di bawah ini penulis akan mengemukakan beberapa pendapat dari pada ahli tentang pengertian pengawasan atau dengan kata lain istilah kontrol. Untuk lebih jelasnya pengertian pengawasan dijelaskan  Panglaykim dan Hazil (1997: 123) menyatakan bahwa Control tidak  berarti  mengontrol  saja, ia  meliputi  juga  aspek  penelitian; apakah yang dicapai itu sesuai dan sejalan  dengan tujuan yang telah diteditetapkan lengkap dengan rencana, kebijaksanaannya program  dan lain-lain sebagainya dari pada management".
      Sedangkan menurut M. Manullah, Pengantar Manajemen(1998: 87), memberikan batasan pengertian sebagai berikut, internal control sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang mudah dilaksanakan menilai dan mengoreksi kita bila  perlu  membuat supaya pelaksanaan pekerjaan sesuatu sesuai dengan rencana semula.
    Selanjutnya R. Terry, Prinsiples Of Management (1996: 134) yang dijelaskan mengenai pengertian pengawasan (terjemahan), menyatakan bahwa controling dapat didefinisikan sebagai proses yang memetingkan apa yang dilakukan, yaitu standar apakah yang  sedang dilakukan, yaitu pekerjaan; menilai pekerjaan itu dan jika perlu menggunakan ukuran-ukuran perbaikan oleh sebab itu pekerjaan yang berlangsung sesuai dengan rencana, yaitu sesuai dengan standar.
      Controlling  bersifat kelanjutan bagi keempat fungsi dasar dari pada management. Bantuannya untuk memberikan   jaminan bahwa apa yang ingin dilakukan adalah dijalankan dan untuk itu berbagai usaha dipertahankan di dalam memperbaiki hubungan mereka sebab itu koordinasi yang cukup dicapai. Dapatlah dikatakan bahwa tidak ada controllimg tampa adanya rencana terlebih dahulu, organizing dan   actuating.
      Titik berat dari pada kebutuhan menurut kenyataannya bahwa kontrol/ pengawasan mempunyai hubungan erat dengan fungsi-fungsi dasar yang lain dari pada management.   Rencana   yang baik meliputi pertimbangan untuk menjalankan fungsi-fungsi mengenai control. Begitu juga, untuk organizing dan actuating diusahakan pengangkatan yang baik, dengan mengingat pertimbangan kontrol. Dengan jalan fungsi-fungsi actuating yang dibuat kurang sulit dan lebih efektif dan efisien dalam penggunaannya.
     Control pengawasan termasuk kebijaksanaan yang aktif dari pada suatu usaha untuk menjaga dari dalam bantuannya bagian dari tugas ini untuk menyelidiki apakah yang akan dilakukan dan merumuskan satu keputusan mengenai pekerjaan. Tetapi campur tangan, bilamana perlu menempatkan kembali aktivitas itu pada tempatnya juga termasuk arti dari pada control/ pengawasan.
      Sering tindakan perbaikan terdiri dari pada membuka jalan seperti menghilangkan hambatan-hambatan yang akan dialami, menjelaskan kewajiban-kewajiban atau memberikan tambahan-tambahan alat-alat fisik atau keuangan agar supaya usaha-usaha yang dijalankan itu dapat dilanjutkan dengan efektif.
     Control/ pengawasan bukanlah berarti bahwa mengawasi semata-mata, tapi juga mengarahkan, membimbing dan mendidik para bawahan yang dipimpinnya agar supaya wewenang yang dilimpahkan padanya tidak disalagunakan wewenang dan  tanggung jawan yang diberikan.
      Sebagaimana telah dikemukakan di atas penmgertian control, dalam pembahasan ini akan dikemukakan pengertian internal control.  Internal control atau pengawasan intern ialah tindakan yang dilakukan oleh manajer untuk mengetahui apakah jalannya pekerjaan dan hasilnya sesuai dengan planning atau tidak, jadi fungsi-fungsi planning to detect a mistake immediate as it accours".
      Apa yang dikontrol ialah rencana-rencana pekerjaan atau pelaksanaan planning. Dalam hal ini kontrol bukan itu sesuatu yang telah dikerjakan saja, tetapi sesuatu yang mungkin terjadi di mana yang akan datang. Dengan demikian, planning kita kembali keputusan-keputusan yang kita ingini, membuat gambaran yang pasti dengan kontrol kita ingin mengetahui sudah sampai dimanakah rencana itu dilaksanakan. Bagaimana foloow up sesuatu keputusan yang telah diambil, kemudian ada kemajuan atau tidak, bila ada kemacetan sampai dimana kemacetan itu dan apa sebabnya, menurut M. Manullang, dalam bukunya Pengantar Manajemen, (1998: 92), menyatakan bahwa pengawasan intern  berarti kemampuan untuk meneruskan dan memberikan motivasi serta untuk mengetahui apa yang sesungguhnya telah dilakukan dibandingkan, dengan apa yang seharusnya dilakukan. Dengan pengawasan pembuatan standard-standard mengandung untuk pengawasan pengukuran pekerjaan kantor.
      Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka proses kontrol terdiri dari pada langkah-langkah tertentu yang menjadi dasar bagi semua controlling. Tanpa memperdulikan aktivitas dari pafa beberapa dasar penerapan dalam proses mengenai kontrol intern yang ada di dalam perusahaan itu sendiri.
     Dengan demikian, menurut M. Mannulang, Pengantar Manajemen (1999: 105), menyatakan bahwa :
      "1) Menentukan standard atau dasar bagi control
       2) Pengukuran bagi pekerjaan                    
       3) Membandingkan pekerjaan dengan standard, dan
          menentukan perbedaan jika ada.                
       4) Memperbaiki penyimpangan  dengan bantuan tindakan
          yang bersifat membetulkan".
            Pada pengertian tersebut di atas, di nyatakan dalam kebiasaan yang sedikit berbeda, controlling, terdiri dari pada bagian, yaitu :
a. Menentukan apa yang harus dikerjakan atau dapat diharapkan sesungguhnya.
b.  Untuk   menentukan   hasil   dengan   harapan-harapan    yang    mana    membawa   kepada tercapainya tujuan.
c.  Menyelidiki apa yang akan dikerjakan.
d. Menguji hasil sudah  sesuai  atau belum,  mana  kemudian menerapkan dalam ukuran-ukuran perbaikan yang akan perlu ditambah. Penggunaan dari pada proses control untuk suatu  illustrasi mengenai aktivitas0aktivitas dari bagian pembelanjaan, berita yang disampaikan untuk menjual kepada toko-toko khusus eceran. Pesanan yang sebenarnya memberikan kepastian untuk ini dengan kelak menjual yang menjalankan sebagai aktivitas pekerjaan.
      Pada bagian penjualan mempunyai jatah penjualannya masing-masing. Ini adalah standar yang dapat dibandingkan dengan volume yang sebenarnya dari peranan penjual kepada jatah penjualan masing-masing dapat memberikan ukuran kepada pekerjaan pada bagian. Informasi yang feed back mengenai penyimpangan antara pesanan penjualan menunjukkan dasar untuk tindakan perbaikan yang mana dapat dilihat susunannya bahwa prosedur perintah penjualan digunakan, produk didemonstrasikan dengan baik memperlihatkan harga dan sebagainya, atau pada bagian penjualan diperiksa  kembali, atau prosedur penjualan dirobah.
      Haruslah diperhatikan bahwa penggunaan dari pada proses control diperkirakan bahwa pekerjaan planning menjadi lengkap dan jelas. Haruslah sekurang-kurangnya ada sedikit perencanaan (planning) sebelum terjadinya  controlling.
      Usaha-usaha pengawasan benar-benar dapat membantu, bilamana setiap anggota dari suatu organisasi untuk mengetahui tujuan-tujuan yang umum dan mana dicari dan sama sekali berhubungan dengan tujuan yang umum dan erat dari unit pekerjaannya, seksi atau departemen, yang mana tujuan-tujuan adalah satu refleksi dan bagian yang integral dari semua tujuan-tujuan umum organisasi. Apabila seorang pekerjaan, apakah ia kepala bagian atau pengawas, untuk mengetahui apakah yang diharapkan dirinya secara teratur menerima informasi baik untuk ia  mengetahui keberhasilannya yang relatif dalam batas yang diharapkan dengan tujuan yang haruys tercapai.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar